Digital Workplace là gì? Cách làm việc hiệu quả hơn với văn phòng số

Ngày càng nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng giải pháp Digital Workplace để tăng tốc trong quá trình chuyển đổi số và bắt kịp xu hướng thị trường. Tuy nhiên, không phải tất cả các tổ chức đều đi đúng hướng khi thiết lập một không gian làm việc số toàn diện. Hiện nay, Digital workplace là gì là câu hỏi nhiều người tìm kiếm. Đó là một môi trường nơi nhân viên có thể truy cập vào các công cụ và tài nguyên từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào, để tăng cường sự hợp tác và giao tiếp, đồng thời cũng tăng năng suất và hiệu quả công việc. Hãy tìm hiểu thêm về định nghĩa digital workplace là gì và các thông tin liên quan đến mô hình này trong bài viết dưới đây.

Giới thiệu về Digital Workplace là gì?

Digital Workplace là không gian làm việc số, cho phép nhân viên truy cập, làm việc, và cộng tác từ bất kỳ địa điểm và bất kỳ thời điểm nào.". Nó giúp tăng cường sự hợp tác và giao tiếp giữa các nhân viên, đồng thời cũng giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc.

Digital Workplace là một không gian làm việc ảo, nơi các nhà lãnh đạo cấp cao có thể áp dụng công nghệ để xây dựng quy trình, công cụ và quản lý nhân viên. Mục đích của việc này là để tăng cường năng suất hoạt động của doanh nghiệp và duy trì một môi trường làm việc hiệu quả. Điều này cho phép doanh nghiệp hoạt động một cách linh hoạt và hiệu quả hơn trong thời đại số hóa ngày nay. Nó giúp tăng cường sự hợp tác và giao tiếp giữa các nhân viên, đồng thời cũng giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc. Digital Workplace là một quá trình chuyển đổi từ mô hình làm việc thủ công sang mô hình tự động hóa và điện tử hóa hệ thống dữ liệu và quy trình làm việc. Điều này cho phép doanh nghiệp tổ chức môi trường làm việc vượt ra khỏi giới hạn về không gian và địa lý, giúp tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Mô hình SMART là gì

Lợi ích của Digital Workplace

Digital Workplace là môi trường làm việc số, nơi mà nhân viên có thể truy cập, làm việc, cộng tác tại bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào. Có nhiều lợi ích khi chuyển đổi sang Digital Workplace so với mô hình truyền thống. Vậy lợi ích của Digital Workplace là gì? Một số lợi ích cụ thể mà môi trường làm việc số đem lại cho doanh nghiệp bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí vận hành.
• Nâng cao năng suất cá nhân và năng suất tập thể.
• Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và sự gắn kết.
• Tạo một môi trường làm việc không có khoảng cách. 
• Việc tự động hóa sẽ giúp tối đa hóa năng suất.

Ngoài ra, Digital Workplace cũng thúc đẩy khả năng sáng tạo và học hỏi của nhân viên, thông qua việc cung cấp hệ thống tri thức có cấu trúc, giúp họ truy cập thông tin liên quan đến sản phẩm, nghiệp vụ, và khách hàng để nắm vững kiến thức cơ bản. Không gian chia sẻ sáng kiến giúp doanh nghiệp kiến tạo được môi trường và thói quen chia sẻ sáng kiến từ nhân viên.

Doanh nghiệp có thể tận dụng lợi ích của Digital Workplace bằng cách áp dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp để tạo ra một môi trường làm việc không khoảng cách cho mọi thành viên trong doanh nghiệp. Digital Workplace là một không gian số, nơi mà các ứng dụng cần thiết cho công việc được tập hợp lại để giúp việc kết nối và giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp diễn ra tức thời. Tất cả các ứng dụng đều thuộc về một nền tảng duy nhất, giúp người dùng không phải thoát ra khỏi nhiều ứng dụng thuộc các nền tảng khác nhau để trao đổi thông tin, tìm kiếm quy trình hay lưu trữ/tìm kiếm tài liệu. Thay vào đó, mọi ứng dụng được hội tụ tập trung và kết nối linh hoạt, giúp bất kỳ ai trong doanh nghiệp được phân quyền đều có thể dễ dàng truy cập và hợp tác với đồng đội.

Những lợi ích của Digital Workplace là gì?

Không chỉ vậy,, Digital Workplace còn giúp tự động hóa các quy trình thừa kế dữ liệu - việc chuyển giao thông tin hoặc các quy trình làm việc nội bộ khác. Thông qua phần mềm hợp đồng điện tử online và các workflow của phần mềm quản lý quy trình, quá trình này được thực hiện nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Tính tự động hóa trong Digital Workplace giúp nhân viên tiết kiệm thời gian khi thực hiện các nghiệp vụ, giảm thời gian chờ đợi khi cần xin phê duyệt, đánh giá, hay đơn giản là đệ trình ý kiến và kết quả công việc. Điều này giúp tăng cường hiệu quả và năng suất cho doanh nghiệp.

>>> Có thể bạn quan tâm: Sơ đồ Gantt là gì

Các công cụ và ứng dụng trong Digital Workplace

Có nhiều công cụ và ứng dụng được sử dụng trong Digital Workplace để hỗ trợ các hoạt động làm việc.Một số công cụ và ứng dụng phổ biến trong Digital Workplace bao gồm:

• Các ứng dụng văn phòng như Microsoft Office và Google Docs.
• Dùng ứng dụng giao tiếp như: Skype và Zoom.
• Các ứng dụng để quản lý dự án như: Trello và Asana.
• Các ứng dụng lưu trữ đám mây như: Dropbox và Google Drive.

Những công cụ và ứng dụng này giúp cho việc làm việc, cộng tác và quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Tiêu chí đánh giá thái độ làm việc nhân viên

Digital Workplace là gì? Câu trả lời chính là một xu hướng mới trong cách thức làm việc hiện đại. Nó mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên, giúp tăng cường sự hợp tác, giao tiếp và năng suất công việc. Việc sử dụng các công cụ và ứng dụng kỹ thuật số trong Digital Workplace cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.